◎テレビ電話による電子定款等の認証手続きについて◎

2019.03.24

来たる3/29より、一部の電子定款について、オンライン申請を行う嘱託人が公証役場に出向くことなく、テレビ電話を使用して、公証人と面談し、身分確認を受けるなどすることにより、その認証を受け、認証されたデータを自らのパソコンのオンライン申請システムで受け取ることが可能になります。

株式会社のみならず、一般社団法人、一般財団法人及び各種法人の電子定款の認証はもとより、電子私署文書の認証もテレビ電話による認証の対象になります。

その要件としては、次のいずれかの条件を満たすことが必要となります。
⓵発起人等が、電子定款に電子署名をして、嘱託人として、自ら電子定款をオンライン申請する場合
②発起人等が委任状に電子署名をし、定款作成代理人（士業者）が嘱託人として、この委任状と一緒に、自ら電子署名をした電子定款をオンライン申請する場合

本年3月29日から本年9月末頃までの間は、経過措置として定款作成代理人（士業者）の作成に係る定款と発起人等の作成に係る委任状を2つのPDFにするのではなく定款部分と委任状部分を一体化し、一つのPDFにしてオンライン申請することを認める取扱いになりました。
本年10月以降のシステム改修後は、電子署名をした委任状と電子署名した電子定款は、別々のPDFとして送信してもらうことになります。

テレビ電話は、フェイスハブというソフトを使用することになり、SkypeE　やLINE等の別のソフトでは公証人は対応できません。

今までは、補助者などが復代理人として認証手続きしておりましたが、テレビ電話システムでは、定款作成代理人（士業者）である嘱託人が自らテレビ電話に対応する必要がございます。

現時点で、公証人役場の方から教えてもらった情報は上記の通りです。

遠方の定款認証も、現地司法書士への復代理が不要となる点は魅力的ではあるが、電子署名した委任状を頂くのが、なかなかできないのが、気にかかります。

今後の運用の改正など注意してみていきたいと思います。